1. 為何建立 AI 助理「Ive」（中小企業優勢）
在中小型貿易公司中，同一批人往往必須同時負責業務、營運、會計、文件與合規。 這種現實並不是弱點——只要建立正確的工具，反而會成為優勢。
我們的原則很簡單：「讓 AI 處理可重複的工作，人專注於判斷、關係與責任。」 Ive 由集團內部自行開發，作為一套實務型系統，用於支援日本、香港、台灣與菲律賓之間的跨境營運。
我們的做法之所以特別，在於身為中小企業，仍選擇在內部建立 AI 能力。 我們組成了自家的 AI 團隊，自行負責系統的設計、實作與維護——涵蓋規劃、開發、部署與日常運作管理。
這種內製模式讓我們能依據真實貿易流程快速迭代，將治理與機密性牢牢掌握在內部， 也避免各 Desk 之間出現碎片化管理。與其外包關鍵的營運邏輯，我們把「核心」放在 Tokyo HQ， 並持續根據第一線回饋進行改善。
- 由實務人員打造： AI 工具圍繞真實任務（文件、證據、翻譯、提交），不是展示用 Demo。
- 持續改善： 隨著營運演進，規則、範本與流程可快速更新，不必等待外部供應商。
- 受控治理： 權限控管、合規邊界與官方說明由中央統一管理。
- 速度： 小團隊行動快；AI 讓我們能標準化作業，而不需要建立龐大部門。
- 一致性： 同一套規則、範本與說明可在所有 Desk 重複使用。
- 可稽核性： AI 協助整理證據、文件與內部標準，使作業能向銀行與利害關係人清楚說明。
- 成本效率： 不必在各地配置獨立的會計／法務／公關職能，而由 Tokyo HQ 以 AI＋少量人員集中管理。
2. Blue Ive－對外公關與企業說明
Blue Ive 是我們的對外 AI 助理。 它以一致、偏合規導向的語氣提供企業說明，讓合作夥伴、銀行與利害關係人理解「我們如何運作」， 而不必依賴單一人員的即時可用性。
Blue Ive 的設計範圍是公開資訊：集團架構、Desk 分工、治理方式與高層次的營運原則。 它不會提供交易個案的細節（合約條款、價格、交易對手或談判內容）。
- 多語言公關： 以英文與繁體中文提供一致說明，支援跨境溝通。
- 「單一可信來源」式說明： 以官方頁面與核准知識為根據，確保回答穩定、可審查。
- 銀行／盡職調查支援： 清楚說明治理、文件標準與升級/聯絡窗口。
- 網站 Q&A： 回應重複性問題（Desk 分工、政策概要、詢問流程），讓人員專注於執行。
- 合作夥伴詢問：「誰負責出具文件？」/「哪個 Desk 負責執行？」→ Blue Ive 依據核准的集團說明回答。
- 銀行詢問：「如何確保各地治理一致？」→ Blue Ive 說明 Tokyo HQ 的監督與標準化文件控管。
- 交易對手詢問：「能否提供商品清單與價格？」→ Blue Ive 拒絕並引導至正確的人員窗口。
3. Green Ive－會計與總務（內部）
Green Ive 是我們的內部 AI 助理，負責會計與一般行政（總務）支援。 它以規則、範本與例行提交流程引導員工，降低日常營運負擔——特別適合行動優先（mobile-first）的工作方式。
目標不是「為了 AI 而 AI」。 目標是以小團隊做到更少人工檢查、更少錯誤、更快月結。
- 費用／收據處理指引： 說明如何提交收據與必填欄位（對象／目的／分類）。
- 規定 Q&A： 以一致格式回答內部問題（費用規定、差旅規定、文件命名規則）。
- 範本驅動： 提供表單、內部流程與標準化報告的連結或操作說明。
- 營運翻譯支援： 協助員工在不同語言間確認內部請求與例行公告用語。
- 行動優先提交： 員工出差途中可用手機提交收據/發票；流程設計強調「當下就完成」。
- 減少來回確認： Green Ive 先協助確認「缺了什麼」，再進入會計覆核，降低反覆溝通。
4. Red Ive－文件保管責任者（證據與檢索）
Red Ive 是我們的文件保管與檢索系統。在國際貿易中，文件累積很快。 如果文件找不到，真正的成本不是儲存空間——而是時間、風險與可說明性。
Red Ive 支援文件保管責任：標準化歸檔、可搜尋的索引，以及快速取回 用於稽核、銀行查核與營運回顧所需的紀錄。
- 可搜尋的保管庫： 不必在資料夾中手動翻找，即可快速取回歷史文件。
- 跨語言檢索： 即使文件主要以英文保存，員工也可用在地語言查詢。
- 以證據為核心的營運： 以「發生了什麼、為什麼」的形式保留紀錄，便於事後說明。
- 權限控管思維： 在保護機密文件的同時，仍讓授權人員能有效工作。
- 員工詢問：「去年某筆出貨紀錄在哪？」→ Red Ive 立即回傳相關歸檔文件。
- 稽核要求：「提供一整套佐證文件」→ Red Ive 協助快速定位正確文件組合，且一致可追溯。
5. 多語言營運（把翻譯當作基礎設施）
跨境貿易本質上是多語言環境。與其依賴「誰會翻譯」，我們把翻譯視為基礎設施。 我們的內部流程設計，讓例行說明與營運訊息能快速產出多語版本。
- 英文 + 繁體中文 + 日文 + 他加祿語： 這符合我們各 Desk 日常溝通的實際方式。
- 用語一致： 治理、合規與營運的標準用語可降低誤解。
- 回應更快： 減少等待人工翻譯的時間，提高對外溝通效率。
6. Tokyo HQ 集中後勤（精簡且可控）
我們刻意不在各區域 Desk 內配置獨立的會計、法務或公關團隊。 相反地，我們把標準與監督集中在 Tokyo HQ，以 AI 與少量人員支撐整體運作。
- 治理一致： 政策、範本與官方說明由中央統一管理。
- 降低碎片化： Desk 之間差異越小，錯誤與返工越少。
- 安全與控管： 集中管理更容易維持權限控管，也能快速更新標準。
7. 與智慧型手機整合的 AI 系統（貼近真實工作）
我們的工作發生在倉庫、港口、會議現場與移動途中——因此 Ive 採用嚴格的手機優先概念設計。 目標很實務：縮短「事件發生」到「建立紀錄」的時間差。
- 在辦公室外也能立即提交收據與佐證文件。
- 不必翻手冊，就能查詢內部規定。
- 在會議中向合作夥伴與銀行提供一致的集團說明。
8. 從真實貿易工作反向設計的 AI（不是展示用）
我們不是 AI 軟體供應商；我們是一家貿易公司。 我們只在 AI 能減輕實際營運負擔時才開發工具——例如文件一致性、 多 Desk 協調，以及更快的內部處理。
這種做法讓系統保持務實：每個功能都必須協助執行、控管或可說明性。
9. AI安全性
資安與營運（國際標準）
ASIACOM Group 的 AI 系統採用 Cloudflare 所提供的資安與網路基礎架構。
Cloudflare 為全球眾多跨國企業所廣泛採用，使我們能在 AI 系統的管理與運作上，
確保符合國際水準的安全性、穩定性與處理速度。
補充說明：
本集團的 AI 團隊在系統營運上，並非以日本本地或亞洲區域標準為唯一考量，而是以國際標準為核心思維。
作為一家國際貿易公司，我們的 AI 團隊以英語作為主要工作語言，並積極採用源自美國、特別Silicon Valley是系中，經實務驗證的先進 AI 技術。
10. ASIACOM Group 的 AI 政策（安全與邊界）
- 透明： Ive 以官方核准、內部審核的資訊作答。
- 人類責任： 最終決策、核准與例外處理由人承擔。
- 機密： Ive 不揭露交易個案資訊，如交易對手、合約條款、價格或談判內容。
- 集中治理： AI 的運作與標準由 Tokyo HQ 統一治理。
若需求涉及緊急判斷、合約變更或敏感商業細節，Ive 會引導使用者聯絡適當的人員窗口。